Mit 31.3.2017 läuft die letzte Frist zur Registrierung der Signatureinheit und Aktivierung Ihrer Registrierkasse aus. Auch wenn einige Kassenlieferanten behaupten, dass es wieder eine Verlängerung der Frist geben wird – das Finanzamt hat bereits mehrmals deutlich gemacht, dass eine neuerliche Verlängerung auf keinen Fall in Frage kommt.
Zur Wiederholung:
Registrierkassenpflicht besteht für Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen, ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro netto je Betrieb im Jahr überschreiten. Bis 31.3.2017 sind alle Unternehmer, für die Registrierkassenpflicht besteht, verpflichtet diese samt Signatureinheit über Finanzonline anzumelden bzw die Signatureinheit zu aktivieren. Durch die Aktivierung der Signatureinheit (= technische Sicherungseinrichtung) sollen die Kassen gegen Manipulation geschützt werden.
Es wird immer offensichtlicher, dass nicht alle Unternehmen ihre Kassen rechtzeitig mit den nötigen Sicherheitseinrichtungen ausstatten werden können. Nur wer bis zu diesem Zeitpunkt die Registrierung bei seiner Softwarefirma zumindest beauftragt hat, wird bei verspäteter Anmeldung der Registrierkasse in Finanzonline Straffreiheit erwirken können.
Um diesen administrativen Mehraufwand zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen daher die Registrierung (Update), wenn irgendwie möglich, noch vor dem 31.3.2017 vornehmen zu lassen. Bei der Aktivierung der Registrierkasse in FinanzOnline unterstützen wir Sie gerne.
Was ist zu tun, wenn die Umstellung nicht mehr bis 31.3.2017 vorgenommen werden kann:
Wesentliche Voraussetzung für eine Straffreiheit ist, dass bis Mitte März 2017 eine entsprechende Beauftragung vorliegt (Details siehe weiter unten). Kann Ihr aktueller Kassenhersteller gar kein Update anbieten, müssen Sie notgedrungen umgehend einen anderen Kassenhersteller beauftragen.
Von besonderer Bedeutung ist eine genaue Dokumentation der zeitgerechten Beauftragung, die bei einer Betriebsprüfung gegebenenfalls vorgelegt werden muss. Die Dokumentation sollte folgende Punkte jedenfalls beinhalten:
- Auftragsbestätigung für die Umstellung der Kasse;
- Auftragsbestätigung für die Anschaffung der dafür notwendigen Zertifikate;
- Rückmeldung des Kassenlieferanten, wie der Zeitplan für die Umstellung aussieht;
- Begründung, warum eine Umstellung noch im März 2017 nicht möglich war;
- Nachweis über die Einhaltung der Registrierkassenpflicht an sich, insbesondere etwa Einhaltung der Kassenrichtlinie 2012;
- Dokumentation der erfolgten Umstellung und Erklärung des zeitlichen Abstands zwischen Umstellungszeitpunkt und 1. April. Idealerweise sollte dabei eine gemeinsame Niederschrift mit dem Kassenhersteller angefertigt werden.
Auf den Punkt gebracht
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Jeder Unternehmer muss rasch klären, ob für die vorhandene Kassensoftware ein Update im Sinne der RKSV verfügbar sein wird. Das betrifft nicht nur klassische Kassen, sondern auch Fakturierungsprogramme, sofern die Rechnungen teilweise auch bar bezahlt werden. Falls ein derartiges Update nicht bis 1. 4. 2017 durchgeführt werden kann, drohen Geldstrafen bis zu 5.000 Euro.
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Eine Vielzahl der Unternehmen wird nicht rechtzeitig umstellen können, insbesondere weil dies seitens der Kassenhersteller aus Kapazitätsgründen nicht flächendeckend möglich sein wird. Laut Auskunft des Finanzministeriums werden keine Strafen verhängt, sofern die Säumnis nicht in der Sphäre des Unternehmens liegt und die restlichen Vorschriften – wie etwa die Kassenrichtlinie, Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht – eingehalten werden. Aus diesem Grund ist eine umfassende Dokumentation, die eine etwaige Verzögerung erklärt, sinnvoll. Eine solche sollte auch vom Kassenlieferanten bestätigt werden.
