Dass jeder Unternehmer seine sämtliche Buchhaltungsunterlagen mindestens 7 volle Jahre aufbewahren muss, weiss jeder heute schon. Aber speziell bei der Lohnverrechnung und damit den sehr sensiblen Daten der Mitarbeiter gibt es diesbezüglich immer wieder unterschiedliche Ansichten. Hier eine Zusammenfassung der relevanten Faktoren:
Lohnverrechnungsunterlagen müssen für drei völlig unterschiedliche Zwecke/Gesetzesbereiche aufbewahrt werden – und in jedem dieser drei Bereiche gelten unterschiedliche Fristen!
- steuerrechtlich (also fürs Finanzamt
- sozialversicherungsrechtlich (also für die Gebietskrankenkassen)
- arbeitsrechtlich (also bei Rechtsstreiten aus dem Dienstverhältnis bzw. für Einsichtnahme der Arbeiterkammer)
Hier gibt es einen Spielraum der Fristen von 3 Jahren (Verjährungsfrist) bis 30 Jahren (Dienstzeugnis) – daher ist es am einfachsten und sichersten, generell die 30 Jahre als globale Aufbewahrungsfrist zu sehen.
