Fast zwei Jahre haben wir schon die Registrierkasse. Und aus der Praxis wissen wir bereits einige Stolpersteine und Fallen, die man durchaus verhindern kann, wenn man rechtzeitig daran denkt. Hier eine kurze Zusammenfassung:
- Ausfall der Sicherheitseinrichtung
Wenn das passiert, wird auf jeden Beleg aufgedruckt, dass die Sicherheitseinrichtung ausgefallen ist. Also wichtig: immer auch auf den Beleg schauen, bevor Sie ihn dem Kunden übergeben. Kann der Fehler innerhalb von 48 Stunden nicht behoben werden, muss unbedingt in Finanzonline die Sicherheitseinrichtung deaktiviert werden. Und natürlich nach erfolgter Reparatur wieder aktivieren! - Ausfall der Kasse selbst
Das merken Sie ja sofort. Auch hier gilt die 48-Stunden-Regel. Kann die Kasse innerhalb dieser 48 Stunden nicht repariert werden, muss sie in Finanzonline deaktiviert und nach erfolgter Reparatur wieder aktiviert werden. - laufende Sicherung der Registrierkassendaten
Da es bereits mehrere Registrierkassen-Nachschauen seitens der Finanzbehörde gegeben hat, möchten wir an dieser Stellen nochmals daran erinnern, dass Sie verpflichtet sind, spätestens alle drei Monate das Datenprotokoll auf einem externen Datenträger zu sichern. Auch diese Sicherungen werden überprüft und bei Nichtvorhandensein kann es zu Sanktionen kommen. - Übergabe/Übernahme des Betriebes
Wenn Sie einen bereits bestehenden Betrieb mit einer vorhandenen Registrierkasse übernehmen oder auch übergeben, sind unabhängig von den anderen Verpflichtungen im Betrieb einer Registrierkasse unbedingt folgende Punkte zum Übergabe-/Übernahmedatum zu beachten:
– Ausdruck eines sogenannten Null-Beleges der alten Kasse
– Ausdruck eines Abschlussbeleges der alten Kasse und hochladen in Finanzonline
– deaktivieren der alten Registrierkasse und der alten Sicherheitseinrichtung
– Neuregistrierung der neuen Kasse auf die neue Steuernummer des neuen Besitzers inkl. neuer Sicherheitseinrichtung und neuer Startbeleg zum Hochladen
Da die Registrierkasse mit Ihrer Steuernummer verknüpft ist, sind diese Schritte unbedingt nötig! - Endigung der Registrierkassenpflicht
Sie haben innerbetrieblich umgestellt und nehmen keine Barzahlungen (auch keine Bankomat- und Kreditkartenzahlungen) mehr an? Dann müssen Sie ebenfalls folgende Schritte zwingend machen:
– Ausdruck Nullbeleg
– Ausdruck Abschlussbeleg und hochladen in Finanzonline
– deaktivieren der Registrierkasse
– deaktivieren der Sicherheitseinrichtung
Zusätzlich sollten Sie noch überlegen, ob damit in Zusammenhang laufende Verträge mit den Anbietern bestehen. Diese müssen gegebenenfalls extra gekündigt werden. Damit beugen Sie unliebsamenen Überraschungen vor (unerwartete Rechnungen für Dinge, die Sie gar nicht mehr brauchen).
