Die Digitalisierung durchdringt immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens. Ab 1.1.2020 sind Unternehmen verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Dafür benötigen sie ein elektronisches Postfach – „MeinPostkorb“ – ein zentrales und sicheres Postfach für behördliche Schriftstücke (zB von Gerichten und Verwaltungsbehörden im Rahmen der Hoheitsverwaltung). Was ist zu tun, um in Zukunft für elektronische Schriftstücke von Behörden empfangsbereit zu sein?
Langt ein elektronisches Dokument im Postfach ein, erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail. Sie können nun das Dokument herunterladen, ansehen, weiterleiten, drucken und archivieren. Jeder Unternehmer findet sein Postfach auf dem Unternehmerserviceportal (USP) unter www.usp.gv.at.
Was ist zu tun, um das elektronische Postfach zu aktivieren?
- Die Aktivierung einer Bürgerkarte bzw Handy-Signatur ist entweder persönlich bei einer Registrierungsstelle (zB Bezirksamt, Finanzamt) oder über FinanzOnline möglich.
- Eine Registrierung am USP kann entweder mit der Handy-Signatur/Bürgerkarte, über einen bestehenden FinanzOnline-Zugang oder über das Finanzamt erfolgen. Dabei ist der USP-Administrator zu benennen.
- Nach erfolgter Anmeldung im USP mittels Handy-Signatur/Bürgerkarte erfolgt die Registrierung zur elektronischen Zustellung unter „Mein Postkorb“ und die Freischaltung durch Hinterlegung einer E-Mail-Adresse, an die künftig eine Verständigung über den Eingang neuer Nachrichten geschickt wird.
- Damit die E-Post abgeholt werden kann, muss zumindest ein Anwender als Postbevollmächtigter hinterlegt werden. Der USP-Administrator kann auch andere Personen (zB Mitarbeiter) als Postbevollmächtigte anlegen.
Erledigungen der Finanzbehörde gem BAO werden weiterhin in FinanzOnline zugestellt und zusätzlich zur Information über „MeinPostkorb“ angezeigt.
Ausgenommen von der verpflichtenden E-Zustellung sind Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, die von der Kleinunternehmerregelung (Umsatzgrenze € 35.000 netto ab 2020) Gebrauch machen, und jene Unternehmen, die nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen (internetfähige Hardware und Internetzugang) verfügen.
Privatpersonen haben ein Wahlrecht und können als zusätzlichen Service neben der Papierzustellung auch eine elektronische Zustellung wählen. Sie sind berechtigt, mit Gerichten und Verwaltungsbehörden für jene Angelegenheiten, die in der Gesetzgebung Bundessache sind (zB Meldebestätigung, Strafregisterauszug, RSa- und RSb-Briefe), elektronisch zu verkehren. Jedem Privaten steht ein elektronisches Postfach „MeinPostkorb“ am Bürgerserviceportal HELP.gv.at zur Verfügung.
