Papierkram, die Zweite – Belege für die doppelte Buchhaltung

Sie können uns gern die Belege auch in einer Schuhschachtel überreichen. Sinnvoll ist es nicht. Es geht mit wenig Aufwand auch anders. Der Schuhkarton ist zwar besser als gar keine Ablage, allerdings hat er zwei gravierende Nachteile:

- - Wenn andere für Sie die Belege ordnen, fallen zusätzliche Kosten an. Sie mieten sich quasi kurzfristig eine eigene Sekretärin.
  - Sie haben keinen Überblick über laufende Ausgaben, offene Rechnungen und zu erwartende Zahlungen.

Betrachten Sie das Ordnen Ihrer Belege wie das Führen eines Tagebuchs. Denn das ist es ja auch. Ihre Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen „belegen“ Ihr tägliches Werk. Denken Sie während des Ordnens an die mit den Belegen verbundenen Aufträge – seien Sie stolz auf Erfolge, erkennen Sie frühzeitig eventuelle Probleme.

1. Bereiten Sie alles vor

Banal, aber oft wohltuend: besorgen Sie sich einen neuen Ordner, neue Trennblätter und einen guten Stift zum Beschriften. Und dann beschriften Sie Trennblätter folgendermaßen:

Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die Sie geschrieben und verschickt haben)
Eingangsrechnungen (Rechnungen, die Sie erhalten und vielleicht auch schon bezahlt haben)
Bank (Kontoauszüge oder die Umsatzübersicht des Monats)
bei mehreren Konten auch die Kontonummer auf das Trennblatt schreiben und für jedes Konto ein eigenes anlegen
Kassa (den Monatsabschluss Ihres Kassensystems und auch die einzelnen Tage mit Belege)
Kreditkartenabrechnung mit allen Belegen, die darauf ausgewiesen werden – also auch Tankrechnungen etc)
Reisekosten falls Sie Dienstreisen machen
nicht vergessen: auch eine Reisekostenabrechnung dazu mit Datum, Ort, Kilometer und mehr

2. Jetzt geht’s ans Ordnen

Ordnen Sie die Belege chronologisch, und zwar nach dem Prinzip: unten alt, oben neu. Also z.B. bei Ausgangsrechnungen: zuerst die Rechnungen vom 1. Jänner und darauf die vom 2. Jänner, und so weiter. Haben Sie viele Lieferanten, könnten Sie eventuell auch innerhalb der Eingangsrechnungen nochmals nach Lieferanten sortieren.
Vergessen Sie nicht, auch die Rechnungen einzusortieren, die noch nicht bezahlt sind. Denn bei der doppelten Buchhaltung wird immer zuerst die Rechnung gebucht mit dem Datum, an dem sie ausgestellt wurde. Also wenn Sie den März aufbereiten, müssen alle Rechnungen rein, die mit einem Märzdatum ausgestellt wurden,

Wichtig ist:
– Verwenden Sie keine Klammern. Diese müssten zum Scannen bei uns dann doch wieder geöffnet werden, was Zeit kostet.
– Stecken Sie die Belege nicht in Klarsichthüllen. Auch hier müssen die Belege erst wieder zeitaufwändig aus den Hüllen geholt werden.
– kleben Sie kleine Rechnungen (Bahnkarten, Kassenbons etc.) auf ein DIN A4 Blatt. Entweder verwenden Sie einen Klebestick oder einen Klebestreifen dafür.

3. Überprüfen, ob jede Rechnung richtig ausgestellt ist

Das klingt vielleicht trivial. Tatsächlich kursieren aber viele „falsche“ Rechnungen. Das kann bei einer späteren Betriebsprüfung problematisch werden. Folgende Merkmale müssen Rechnungen enthalten:

Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
UID-Nummer des leistenden bzw. liefernden Unternehmens
Name und Anschrift des Empfängers
die UID-Nummer des Empfängers (über €10.000,00 oder bei EU-Lieferungen)
Wenn Sie selbst die Rechnung an Ihren Kunden schreiben, müssen Sie zudem die UID-Nummer des Kunden prüfen. Das machen Sie entweder in Ihrem Finanzonline-Zugang oder Sie ersuchen uns um eine Prüfung.
fortlaufende Rechnungsnummer
Ausstellungsdatum
Lieferdatum (Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung)
Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
Auflistung der einzelnen Waren oder Beschreibung der Leistung
Preis (Entgelt für die Leistung oder Lieferung) netto ohne Umsatzsteuer
der Steuersatz in % Ihrer Produkte oder Lieferungen
der Steuerbetrag in Zahlen

Wenn Sie selbst bereits die Richtigkeit Ihrer erhaltenen und geschriebenen Rechnungen überprüfen, erkennen Sie Fehler schneller und können sofort reagieren. Denn eine falsch ausgestellte Rechnung darf nicht händisch korrigiert werden, sondern muss neu ausgestellt werden. Und vergessen Sie nicht, dass Sie für die schon erhaltene falsche Rechnung eine Gutschrift brauchen. Ganz besonders wichtig ist das für den Vorsteuerabzug, der Ihnen zusteht. Ist die Rechnung falsch ausgestellt, verlieren Sie den Vorsteuerabzug.

4. keine Buchung ohne Beleg

Die wichtigste Buchhaltungsgrundregel überhaupt! Wenn Ihre Zahlungen überwiegend über das bzw. die Bankkonten laufen, ist das praktisch. Dann können Sie anhand der Kontoauszüge leicht nachvollziehen, ob Sie alle Belege haben – zumindest die, die bereits bezahlt wurden.

Übrigens: Auch wenn bei Kontoauszügen bisweilen auch von „Belegen“ die Rede ist – eine Rechnung ersetzen sie nicht! Auch „Abrechnungen“ sind keine Rechnungen. Auf einer Rechnung muss entweder „Rechnung“ stehen oder „Honorarnote“ oder „Faktura“.

5. Aufzeichnungen über Ihre Kunden

Aus einer Excel-Aufstellung ist vieles abzulesen, aber auch mit der Hand in einem Heft lässt sich vieles erfassen und auswerten.

Umsätze und Kunden:
Wieviel konnten Sie in diesem Monat abrechnen? Haben Sie Stammkunden? Wer sind diese? Kommen neue Kunden regelmässig dazu? Zahlen die Kunden pünktlich?
Zahlungen:
Welche monatlichen Fixkosten gibt es für Sie? Können Sie Skonto ausnutzen oder müssen Sie die Zahlungen immer bis zum Allerletzten hinausschieben?

Dadurch bekommen Sie Informationen, um leichter planen zu können. Und Planung ist eins der wichtigsten Werkzeuge für einen Unternehmer. Sie werden sehen, wie befriedigend es ist, geplant zu haben und die geplanten Zahlen auch erreicht zu haben.

Ein paar Tipps aus der Praxis

- Wenn Sie feststellen, dass eine Eingangsrechnung nicht da ist, fordern Sie diese sofort bei Ihrem Lieferanten an.
- Legen Sie Kopien von Dauerrechnungen (z.B. für Mieten) an und geben Sie mindestens eine davon auch in den Ordner zu den Eingangsrechnungen.
- Diese werden meist mittels Lastschrift abgebucht. Achten Sie immer darauf, dass Ihr Konto gedeckt ist – eine Rückbuchung wegen Nichtdeckung ist heute schon sehr teuer geworden.
- Machen Sie es sich zur regelmäßigen Gewohnheit, Ihre Buchhaltungsunterlagen zu ordnen, z.B. jeden Montag. Sie werden sehen, dass es dann wesentlich leichter geht. Warten Sie auf keinen Fall darauf, dass der Steuerberater schon die Belege anfordert. Denn dann ist es meist schon 5 vor 12.
- Für Ihre Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Nach der Vollendung des Zeitraumes dürfen die Unterlagen also zum Altpapier oder noch besser in den Schredder. Achtung: Für Unterlagen betreffend Grundstücke gilt eine Aufbewahrungspflicht von 12 Jahren.
- Wenn Sie ganz ohne Papierkram auskommen wollen, geht das auch. Sofern Sie Ihre Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu digitalisiert haben, ist auch die elektronische Archivierung erlaubt. Diese hat auf einem gesicherten externen Datenträge zu erfolgen – am besten derzeit auf einer externen Festplatte. Aus Gründen des Datenschutzes empfehlen wir nicht die Aufbewahrung in einer externen Cloud. Wissen Sie heute, ob der Cloud-Anbieter in 7 Jahren noch existiert?
  Hier gelangen Sie zum Artikel über die papierlose Buchhaltung.

Und vergessen Sie nicht: nicht nur für’s Finanzamt machen Sie’s, sondern vor allem Ihrem eigenen Erfolg als Unternehmer zuliebe!