Grundsätzlich gilt bei Geschäftsreisen als Aufwand:
- Fahrtkosten (Bus, Bahn , Taxi, Flugzeug etc.) sowie die Kosten fürs eigenen Firmenfahrzeug
ODER
Kilometergeld, wenn das Kraftfahrzeug im privaten Vermögen ist (also mehr als 50% privat genutzt wird) – derzeit € 0,50 pro Kilometer für einen PKW - Taggelder (Diäten)
im Inland:
Dauert die Reise mehr als drei Stunden, kann Taggeld berechnet werden. Pro Tag stehen € 30,00 zu – aber eben erst ab drei Stunden und dann immer pro Stunde gerechnet je € 2,50. Das volle Tagesgeld steht für mehr als 11 bis 24 Stunden zu.
im Ausland:
Hier gilt ein Tagsatz je nach dem Land, in das Sie reisen. Die WKO hat hier eine ausgezeichnete Liste online. - Nächtigungsaufwand
im Inland:
Wenn kein Nachweis vorhanden ist, können pauschal € 17,00 angesetzt werden. Dabei ist die Übernachtung inklusive Frühstück gemeint. Wenn Sie eine Rechnung haben (Hotel, Pension etc.), können Sie die tatsächlichen Kosten absetzen.
im Ausland:
Hier gilt wieder der jeweilige Satz des Landes, in das Sie reisen (siehe Link oben).
Als Nachweis für das Finanzamt sind exakte Aufzeichnungen zu führen über
- den Tag der Reise,
- den Zeitpunkt der Abfahrt und Rückkehr sowie über
- Ziel, Ort und Zweck der Reise zu führen.
Meistens ist es zweckmäßig, diese Aufzeichnungen im Fahrtenbuch vorzunehmen.
Bei Reisen, bei denen eine Trennung in einen privaten und betrieblichen Teil nicht möglich ist, sind Reiseaufwendungen nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Sollte diese Trennung aber klar ersichtlich sein, können die Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft hinsichtlich des betrieblich veranlassten Aufenthaltes als Betriebsausgabe abgezogen werden. Auch die Kosten der Hin- und Rückfahrt sind in diesem Fall aufteilbar.