Aktuelles aus der Lohnverrechnung – heuer noch die Weichen stellen

Die Arbeitswelt hat sich 2021 verändert. Einerseits hat das Arbeiten im Homeoffice – nicht nur coronabedingt – zugenommen, anderseits wurde mit Einführung des Klimatickets ein deutlicher Anreiz für die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel gesetzt. Für den Arbeitgeber gilt es vor dem Jahresende einige form­alen Voraussetzungen zu überprüfen und zu dokumentieren, damit die steuerfreie Behand­lung in der Lohnverrechnung auch einer Betriebsprüfung Stand hält.

 

1.1       Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice, also die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistung in der Privatwohnung des Arbeitnehmers, ist für viele zur Gewohnheit geworden. Im Entwurf des Wartungserlasses zu den Lohnsteuerrichtlinien wurden die steuerlichen Rahmenbedingungen konkretisiert.

• Homeoffice-Vereinbarung

Voraussetzung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Damit besteht kein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice, aber auch keine Möglichkeit der einseitige Anordnung durch den Arbeitgeber. Der Unfallversicherungsschutz gilt in gleicher Weise im Homeoffice wie am Arbeitsplatz.

 

• Unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel

Es wird klargestellt, dass die unentgeltliche Überlassung von digitalen Arbeitsmitteln an den Arbeitnehmer ab 1.1.2021 steuer-, sozialversicherungs– und lohnnebenkostenfrei ist. Zu den digitalen Arbeitsmitteln zählen Computer, Tastatur, Bildschirm, Handy und Router. Eine teilweise Privatnutzung ist unschädlich.

 

• Homeoffice-Tage

Als Homeoffice-Tag zählt jener Tag, an dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice ausübt. Wird ein Arbeitstag sowohl im Homeoffice als auch im Büro bzw auf Dienstreise verbracht, liegt kein Homeoffice-Tag vor. Unter „Home“ wird nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers (egal ob Haupt- oder Nebenwohnsitz) verstanden, sondern auch die Wohnung des Lebenspartners und von nahen Angehörigen. Nicht darunter fallen Restaurants, Cafés, Vereinslokale oder öffentliche Flächen wie Parks.

 

• Homeoffice-Pauschale

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer ein nicht steuerbares Homeoffice-Pauschale in Höhe von bis zu € 3 pro Tag, gedeckelt mit 100 Homeoffice-Tagen pro Jahr gewähren. Die Obergrenze von € 300 gilt auch bei mehreren Arbeitgebern nur einmal.

• Alternativ hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die maximal mögliche € 300 Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten zusätzlich zum allgemeinen Werbungskostenpauschale (€ 132) bei der Veranlagung der Jahre 2021 – 2023 geltend zu machen. Vom Arbeitgeber bezahltes Homeoffice-Pauschale ist selbstverständlich abzuziehen (Differenzwerbungskosten).
• NEU: Auch für Selbständige wurde nun mittels Initiativantrags die Möglichkeit der Geltendmachung einer Art „Homeoffice-Pauschale“ ermöglicht, nämlich die Arbeitsplatzpauschale. Näheres dazu im Beitrag „Weitere geplante Gesetzesänderungen – Initiativanträge vom 19.11.2021“ der vorliegenden Ausgabe der KlientenINFO.

 

• Pendlerpauschale und Homeoffice

Bis zum 30.6.2021 konnte das Pendlerpauschale bei Covid-19-bedingtem Homeoffice entsprechend der Zeit davor berücksichtigt werden. Ab dem 1.7.2021 kann an einem Arbeitstag nur entweder das Pendlerpauschale oder das Homeoffice-Pauschale berücksichtigt werden. Für das Pendlerpauschale ab dem 1.7.2021 werden wieder die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte herangezogen. Ab 11 Tagen Pendeln zum Arbeitsplatz steht das volle Pendlerpauschale zur Verfügung. An den dazwischenliegenden Homeoffice-Tagen steht das Homeoffice-Pauschale zu.

 

• Lohnkonto

Neu in das Lohnkonto und in den Lohnzettel L16 aufzunehmen ist die Anzahl der Homeoffice-Tage pro Kalenderjahr und die Summe des vom Arbeitgeber nicht steuerbar ausgezahlten Homeoffice-Pauschales. Dies ist notwendig für die Bemessung des Homeoffice-Pauschales, sei es für die Vergütung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer oder für die Geltendmachung als Werbungkosten beim Arbeitnehmer. Die Erfassung ist also unabhängig davon vorzunehmen, ob der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale tatsächlich ausbezahlt. Die Erfassung auf dem Jahreslohnzettel dient auch zum Einfangen eines eventuellen Übergenusses im Falle mehrerer Arbeitgeber. Dafür wurde auch ein weiterer Pflichtveranlagungstat­bestand geschaffen.

 

1.2       Klimaticket

Das neue Klimaticket ermöglicht mit einem einzigen Ticket alle öffentlichen Verkehrsmittel in einem bestimmten Gebiet zu nutzen – regional, überregional oder österreichweit. Arbeitgeber können den Arbeitnehmern das Klimaticket – wie bisher auch das Jobticket bzw das Öffi-Ticket – steuerfrei zur Verfügung stellen oder die entsprechenden Kosten steuerfrei ersetzen.

 

• Bis 30.6.2021 Steuerbefreiung für Jobtickets

Bis 30.6.2021 war die Steuerbefreiung für Jobtickets auf jene Fälle beschränkt, in denen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine Streckenkarte für die Beförderung im Werkverkehr zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung stellten. Die Steuerbefreiung galt nur ausnahmsweise auch bei einer Netzkarte, nämlich falls keine Streckenkarten angeboten werden oder die Netzkarte höchstens den Kosten einer Streckenkarte entspricht. Die Rechnung musste auf den Arbeitgeber lauten und hatte insbesondere den Namen des Arbeitnehmers zu beinhalten. Diese Steuerbefreiung bleibt auch weiterhin aufrecht.

Ein Kostenersatz des Arbeitgebers für Fahrtickets des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stellte steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

 

• Ab 1.7.2021 Erweiterung der Steuerbefreiung (Öffi-Ticket / Klimaticket)

Um die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel noch attraktiver zu machen, wurde die Steuerbefreiung nun auf alle Ticketarten (1-2-3-Ticket, Netzkarte, Streckenkarte) ausgedehnt, sofern die Karte zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist. Dies gilt somit auch für das Klimaticket. Die Steuerbefreiung setzt jedoch voraus, dass die Tickets für Fahrten innerhalb eines längeren Zeitraums gelten (Wochen- , Monats- oder Jahreskarten). Damit sind Einzelfahrscheine und Tageskarten nicht umfasst. Die Übertragbarkeit solcher Karten ist nicht begünstigungsschädlich. Fallen dafür allerdings Zusatzkosten an, sind nur jene Kosten begünstigt, die für eine nicht übertragbare Karte zu leisten sind.

Als deutliche Erleichterung wird die seit 1.7.2021 bestehende Möglichkeit empfunden, die gänzliche oder teilweise Übernahme der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein öffentliches Verkehrsmittel durch den Arbeitgeber steuerfrei zu behandeln. Es ist daher auch möglich, dass eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte sowie das Klimaticket auch für das gesamte Bundesland ausgestellt ist, aber der Arbeitgeber nur einen Teil der Kosten (also jenen für die Wegstrecke Wohnung – Arbeitsstätte) steuerfrei übernimmt, sofern die Karte zumindest entweder am Wohnort oder am Arbeitsort gültig ist. Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist, dass der Arbeitnehmer die Rechnung dem Arbeitgeber vorlegt und dieser die Rechnung des Verkehrsunternehmens oder eine Kopie des Tickets als Nachweis zum Lohnkonto nimmt.

Hinweis: Die erweiterte Steuerbefreiung ist nur für Tickets anwendbar, die ab 1.7.2021 gekauft oder verlängert werden.  Nicht befreit sind allerdings Kostenersätze, die der Arbeitgeber ab 1.7.2021 für Tickets, die bereits vor dem 1.7.2021 erworben oder verlängert wurden, leistet.

Treffen die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung zu, so liegt seit 1.7.2021 auch in der Sozialversicherung eine Beitragsbefreiung vor. Weiters fallen weder Dienstgeberbeiträge (DB und DZ) noch Kommunalsteuer an.

 

• Lohnkonto

Wie schon bisher sollen die Kalendermonate, in denen Arbeitnehmende im Werksverkehr befördert werden, in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Seit 1.7.2021 sind nun auch jene Kalendermonate im Lohnkonto anzugeben, für die eine Kostenübernahme für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten (1-2-3-Ticket) durch den Arbeitgeber erfolgt. Zudem ist auch die Höhe der übernommenen Kosten in das Lohnkonto aufzunehmen. Dadurch soll insbesondere im Fall einer Prüfung eine Nachvollziehbarkeit der Zahlungsflüsse sichergestellt werden.

 

• Klimaticket: Betriebsausgabe und Umsatzsteuer

Sowohl das Jobticket als auch das Öffi-Ticket und das Klimaticket gelten als Betriebsausgaben auf Seiten des Arbeitgebers. Derartige Kosten sind entsprechend der betrieblichen oder beruflichen Verwendung abzugsfähig.

Ein Vorsteuerabzug wäre grundsätzlich nur möglich, wenn die Leistung zu mindestens 10% unternehmerischen Zwecken dient (§ 12 Abs 2 Z 1 UStG). Der Arbeitgeber kann für den Kauf des Jobtickets einen Vorsteuerabzug geltend machen. Gleichzeitig ist er aber dazu verpflichtet, für die Weitergabe Umsatzsteuer abzuführen, und zwar:
a) als „Eigenverbrauch“ bei kostenloser Gewährung oder
b) als „Normalwert“ bei entgeltlicher Zurverfügungstellung.