Wenn Sie als Unternehmer Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie verpflichtet, deren Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto schwieriger wird das. Daher ist es durchaus erlaubt, die Aufzeichnungspflicht jedem Mitarbeiter selbst zu übertragen. Aber Vorsicht – Sie als Unternehmer haben die Kontroll- und Dokumentationspflicht. Bei Nichteinhaltung droht in erster Linie Ihnen als Chef eine Geldstrafe von bis zu € 1.815,00 pro Mitarbeiter!
Was ist zu beachten:
- Das Kommen und Gehen sowie die Pausen sind möglichst minutengenau aufzuzeichnen – egal wie gross der Betrieb ist. Damit muss die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und der gesetzlichen Ruhezeiten nachgewiesen werden können. Schichtpläne oder Dienstpläne allein reichen da nicht aus! Die Aufzeichnungen können per Stempeluhr oder auch per Excel-Liste oder per Hand geführt werden (das Letztere aber unbedingt leserlich!)
- Die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen sind einzuhalten (von beiden Seiten!) – nach sechs Stunden Arbeit eine halbe Stunde Pause. In der betrieblichen Praxis wird häufig von der Gesamtzeit automatisch eine halbe Stunde abgezogen – das ist problematisch. Macht der Mitarbeiter keine Pause, verstösst er gegen das Arbeitszeitgesetz. Macht er zu lange Pausen und lässt sich nur die halbe Stunde abziehen, dann verkürzt er unerlaubt seine Arbeitszeit.
- Wenn vom Mitarbeiter falsche Aufzeichnungen geführt werden, macht sich auch er strafbar und kann im Ernstfall sogar fristlos entlassen werden. Falsche Aufzeichnungen sind zum Beispiel
- ein zu früher Diestbeginn
- wenn der Kollege für einen später ausstempelt und man schon früher geht
- die Arbeit gleich mal mit einer Kaffeepause begonnen wird
- bei Dienstende erst ausgestempelt wird, nachdem man hinreichend mit allen geplaudert hat.
Das Fehlverhalten ist nach Ansicht des OGH derart ausschlaggebend, dass in vielen Fällen keine vorherige Verwarnung notwendig ist. Wenn aus den falschen Arbeitszeitaufzeichnungen auch ein höheres Entgelt resultiert (zum Beispiel Anspruch auf Überstundenentlohnung oder Zeitausgleich), kann sogar strafbarer Betrug vorliegen.
- Ein weitläufiger Irrtum ist, dass leitende Angestellte glauben, sie müssten keine Zeitaufzeichnungen führen. Oft ist dabei ein sogenannter All-In-Vertrag oder eine Überstundenpauschale vorhanden. Aber auch diese muss einmal jährlich überprüft werden – und das kann wieder nur gemacht werden, wenn Zeitaufzeichnungen existieren.
- Und natürlich gilt das auch fürs Homeoffice! Die Zeiten sind über die Logdateien der Server prüfbar.
Die Zeit, in der die Finanzamtprüfer mit Corona-Akten beschäftigt waren, ist fast vorbei. Die Stichkontrollen häufen sich bereits wieder. Daher unser Tipp: kümmern Sie sich um die ordnungsgemässe Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter!
Hier der Link auf einen Artikel, in dem der Standard noch genauer auf diese Probleme eingeht.
