Zur Erinnerung eine kleine Zusammenfassung, was Sie bei laufendem Betrieb der Registrierkassen doch noch beachten und vor allem auch machen müssen:
- Erstellung von Monatsbelegen
Am Ende eines jeden Monats ist ein Monatsbeleg zu erstellen. Dieser Beleg ist der letzte eines jeden Monats und muss daher am Ende der Geschäftstätigkeit erstellt werden – spätestens vor Beginn der neuen Geschäftstätigkeit im Folgemonat. Bei Saisongeschäften muss für die Monate ohne Geschäftstätigkeit auch kein Monatsbeleg erstellt werden. Die meisten Kassensysteme bieten eine eigene Funktion „Monatsabschluss“ an. Der Monatsbeleg muss erstellt, ausgedruckt und zu den Buchhaltungsunterlagen gegeben werden (Aufbewahrungspflicht gemäß § 132 BAO). - Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll muss zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte, gesicherter Server, etc.) unveränderbar gesichert werden. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO ebenfalls mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Es ist empfehlenswert, das Datenerfassungsprotokoll im Anschluss an die Erstellung des Monatsbeleges in jedem dritten Monat zu sichern – also mit 31.März, 30.Juni, 30.Spetember und 31.Dezember. - Ausfall der Registrierkasse
Bei Ausfall der Registrierkasse bzw. Verlust der Signaturkarte sind die Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Wenn Sie keine andere Registrierkasse haben (was ja bei vielen der Fall ist), so sind händische Belege (inkl. einer Zweitschrift) zu erstellen. Dazu sollten Sie sich bereits jetzt die guten alten Paragon-Kassenblöcke kaufen und als Reserve liegen haben. Nach der Fehlerbehebung sind diese händischen Kassenbelege in der Registrierkasse nachzuerfassen und ebenfalls zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Ist nur die Signaturkarte ausgefallen (die Registrierkasse funktioniert dagegen problemlos), so kann die Registrierkasse ohne Signaturkarte bis zum Ersatz der Signaturkarte weiter betrieben werden. Auf den Belegen muss jedoch der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden – meistens erkennen die Kassensysteme das automatisch. Dauert der Ausfall der Signaturkarte länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.
